Pagos y conciliación

El residente registra el pago y su comprobante. La administración revisa que corresponda al dinero recibido y lo acepta o rechaza. Después aplica el dinero aprobado a una o varias órdenes de esa misma propiedad. En esta guía, conciliar significa relacionar cada pago confirmado con los adeudos que cubre.

Orden de pago

Es el cobro que debe cubrir la propiedad, como una cuota mensual o una reservación. Su saldo pendiente disminuye al recibir aplicaciones de pagos.

Pago

Es el registro del dinero recibido. Después de verificarlo, su saldo indica cuánto queda disponible para aplicar a órdenes.

Verificación

Es la revisión del comprobante y del ingreso. Aceptar el pago permite usarlo; rechazarlo requiere explicar el motivo.

Aplicación

Relaciona una cantidad del pago con una orden. Reduce tanto el saldo disponible del pago como el saldo pendiente de la orden.

Para el pago de $1,500 del ejemplo

Como residente, abre Propiedad, entra a Pagos y pulsa Subir pago. Usa este formulario para registrar un abono parcial, un pago que cubra varias órdenes o una cantidad mayor al adeudo actual.

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   En Valor del pago, escribe 1500. Registra el importe que efectivamente entregaste al residencial.
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   En Destino del pago, elige el concepto que corresponde. En este caso, Aportación mensual.
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   En Nota (opcional), puedes indicar que $1,000 cubren la cuota pendiente y $500 quedarán para otro cobro.
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   Adjunta el archivo en Comprobante y pulsa Agregar. Espera el mensaje Pago agregado.

El pago queda Por verificar. La administración todavía necesita revisarlo y relacionarlo con las órdenes. La cuota sigue pendiente mientras no se aplique dinero a ella.

Para cubrir exactamente una orden

En Propiedad, abre Finanzas y selecciona una orden pendiente. Si aparecen las opciones de pago, elige Subir comprobante de pago. Si los pagos en línea no están disponibles, se abre directamente el formulario del comprobante.

Al entrar desde una orden, Valor del pago y Destino del pago se toman de ella y no se pueden cambiar. El importe corresponde a todo su saldo pendiente. Adjunta el comprobante y pulsa Agregar. Esta relación permite que administración aplique el pago al verificarlo si los saldos coinciden.

Como administrador, localiza el pago de $1,500 de Encino 24. Si hay muchos registros, usa Filtrar, selecciona la Propiedad y el intervalo de Desde y Hasta, y pulsa Aplicar.

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   Abre el pago y pulsa Ver comprobante. Comprueba la propiedad, el monto, la fecha y que el ingreso haya llegado a la cuenta del residencial. La app exige abrir el comprobante disponible antes de aceptar o rechazar el pago.
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   Si el dinero y los datos son correctos, añade una Nota si hace falta y pulsa Aceptar pago. Espera Pago verificado.
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   Si hay un problema, explica el motivo en Nota y pulsa Rechazar pago. La nota es obligatoria al rechazar. El residente deberá corregir el registro y volver a subir el comprobante cuando corresponda.

Al aceptar el pago del ejemplo, quedan $1,500 disponibles para aplicar. En la lista de pagos puede aparecer Pendiente. Aquí indica que hay dinero aprobado que todavía no se ha aplicado por completo. La cuota de $1,000 aún necesita recibir su aplicación.

Verificar y aplicar en el mismo paso

Si el comprobante se subió desde una orden pendiente de la misma propiedad y el saldo del pago coincide con el de esa orden, aparece Aplicar automáticamente el pago a esta orden al verificar. Déjala marcada antes de pulsar Aceptar pago si quieres cubrir esa orden. Después verás Aplicación a orden registrada con el monto aplicado y el estado de la orden.

Abre el pago aprobado de Ana. Revisa su Saldo y selecciona la cuota de $1,000 entre las órdenes pendientes de Encino 24.

Para liquidar la cuota del ejemplo

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   Pulsa la orden y elige Monto exacto. Esta opción aparece cuando el saldo del pago alcanza para cubrir todo lo que falta en la orden.
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   Espera Orden de pago asignada. Se aplican $1,000 a la cuota, que pasa a Pagado.
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   Revisa el nuevo Saldo del pago. Quedan $500 disponibles. Puedes repetir la aplicación con otra orden pendiente de Encino 24 o conservar ese dinero para un cobro posterior.

Para hacer un abono parcial

Si Ana hubiera pagado $600 en lugar de $1,500, el pago no alcanzaría para liquidar la cuota. También puedes elegir un abono menor para distribuir el dinero entre varias órdenes de la misma propiedad.

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   Selecciona la orden y elige Monto parcial.
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   Conserva Valor de la orden de pago en 1000 y escribe 600 en Monto que cubre el pago. Este último campo indica cuánto dinero aplicarás ahora. No puede superar el saldo disponible del pago ni lo que falta en la orden.
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   Pulsa Asignar y espera Orden de pago relacionada. La cuota conserva $400 pendientes. Si usaste todo el pago de $600, su saldo queda en cero y el pago pasa a Aplicado.

Si necesitas registrar el comprobante por el residente, abre la orden pendiente de su propiedad y pulsa Crear pago manual. Este flujo registra un pago por el saldo pendiente de esa orden.

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   Comprueba Valor del pago y Destino del pago. Se toman de la orden y no se pueden cambiar en este formulario. Confirma el ingreso antes de continuar, porque el flujo intentará verificarlo automáticamente.
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   Añade Nota (opcional), adjunta el archivo en Comprobante y pulsa Agregar.
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   Espera Pago cargado y relacionado. El pago queda verificado y aplicado a la orden. Pulsa Volver al listado para continuar.

Si el residencial tiene los pagos en línea habilitados y el residente cuenta con el permiso, al seleccionar una orden pendiente aparece Pagar en línea. La app abre el proceso de pago en el navegador.

Cuando se confirma el pago exitoso, el sistema lo valida y aplica a la orden correspondiente. Comprueba el resultado en la app. Ese dinero ya no necesita registrarse mediante un comprobante ni aplicarse manualmente por segunda vez.

Localiza el pago de $1,500 de Encino 24 y revisa su Saldo restante. Después de cubrir la cuota del ejemplo debe indicar $500. El estado Pendiente seguirá apareciendo mientras quede dinero aprobado por aplicar.

Busca la cuota de Encino 24 y comprueba que esté Pagado y que Saldo pendiente indique cero. Usa Filtrar para elegir la propiedad y el periodo, y pulsa Aplicar.

Como residente, abre Propiedad, entra a Pagos y pulsa Ver mis pagos. Después de validar el pago, puedes seleccionarlo y elegir Ver comprobante de pago. El documento muestra el importe, el saldo restante y las órdenes a las que se ha aplicado dinero.